DEMANDES
DE RÉPARATION
Gestionnaire des demandes de réparation (ROM)
Lorsque vous vous connectez pour la première fois à Auto Integrate, vous serez redirigé vers le « Gestionnaire des demandes de réparation » (Repair Order Manager, ROM). Cette page vous donne un aperçu de toutes les demandes de réparation (Repair Orders, RO) en cours et terminées.
Pour accéder au ROM, cliquez sur « Repair Orders (Demandes de réparation) > Repair Order Manager (Gestionnaire des demandes de réparation) » dans la barre de navigation bleue.
Vous pouvez utiliser le panneau de recherche pour rechercher des RO spécifiques sur une variété de filtres différents. Appuyez sur « View All » (Afficher tout) à tout moment pour effacer les filtres en cours.
Les RO actuellement ouverts se trouvent dans l’onglet « Repair Orders » (Ordres de réparation) du ROM et les RO annulées et terminées se trouvent dans l’onglet « Archive » (Archives).
Créer une demande de réparation
Pour créer une nouvelle demande de réparation (RO), cliquez sur le bouton vert intitulé « Get Approval for a New Repair Order » (Obtenir l’approbation d’une nouvelle demande de réparation) à partir du Gestionnaire des demandes de réparation (ROM).
Vous pouvez également survoler « Repair Orders » (Demandes de réparation) dans la barre de navigation et cliquer sur « New Repair Order » (Nouvelle demande de réparation).
Sélectionnez ensuite un gestionnaire de flotte.
Saisissez ensuite au moins les 8 derniers caractères du NIV et cliquez sur « Search » (Rechercher) pour rechercher le véhicule.
Ensuite, saisissez le relevé du compteur kilométrique du véhicule dans le champ fourni et cliquez sur « Next » (Suivant).
Si vous réparez un utilitaire de poids moyen à lourd, vous devrez saisir les « Engine Hours » (Heures de fonctionnement du moteur) avec le kilométrage. Certaines flottes peuvent demander des informations supplémentaires.
Ensuite, sélectionnez un type de paiement pour la demande de réparation. Votre valeur par défaut sera surlignée en vert.
Vous pouvez ensuite saisir un numéro de facture si nécessaire. Sinon, cliquez simplement sur « Ignore » (Ignorer) à cette étape.
L’étape suivante consistera alors à saisir la date et l’heure d’arrivée du véhicule. Veuillez faire en sorte d’être aussi précis que possible pour faciliter les délais d’approbation.
Ensuite, vous devrez saisir des informations pour votre garage et indiquer si le chauffeur attend. Assurez-vous de saisir votre nom dans la section « Your Name » (Votre nom). L’information est renseignée par défaut avec le prénom de votre compte.
Une fois que vous êtes satisfait des informations saisies, cliquez sur « Next » (Suivant).
Pour revenir en arrière et modifier une section précédente, cliquez simplement sur l’icône du crayon gris en haut à droite de la section.
Vous pouvez aussi finaliser la demande de réparation en cliquant sur « Create Repair Order » (Créer une demande de réparation).
Ajout d’articles – Entretien préventif
Certains gestionnaires de flotte vous permettent de sélectionner des articles dans leurs programmes d’entretien préventif, les gestionnaires de flotte aimeraient que vous proposiez ces services.
Si vous ne facturez pas ces articles, ajoutez-les associés à un coût zéro pour qu’ils soient quand même enregistrés dans l’historique d’entretien du véhicule.
Certains articles vous permettent de changer le prix avec le menu déroulant, chaque article à sélectionner modifiant le type de tarification.
Une fois que vous aurez sélectionné le bon type de tarification pour votre garage et que vous avez rempli les champs de texte pertinents, cliquez sur « Add Items » (Ajouter les articles) pour les ajouter à la demande de réparation.
Si votre garage ne propose aucun des articles indiqués, cliquez simplement sur « Close » (Fermer).
Ajout d’articles – Réparations générales
Une fois dans la demande de réparation (RO), vous verrez le numéro et le statut de la demande de réparation. Tous les articles que vous aurez ajoutés via l’écran Preventative Maintenance (Entretien préventif) seront affichés ici.
Vous avez plusieurs façons d’ajouter des articles de service à la demande de réparation.
Certains boutons ne seront peut-être pas disponibles en fonction du véhicule, du gestionnaire de flotte et si vous facturez via un compte National.
Le bouton « Add Items » (Ajouter des articles) affiche l’écran de recherche et de sélection du code de service.
Si vous souhaitez ajouter l’article de réparation « Intake Manifold » (Collecteur d’admission), saisissez « Intake » (Admission) dans le champ de recherche et cliquez sur « Search » (Rechercher).
Sélectionnez le bon article dans les résultats de recherche affichés en cliquant sur le nom du code de service en bleu.
Si vous ne trouvez pas ce que vous recherchez la première fois, essayez d’autres mots-clés dans la description. Par exemple, si vous recherchez le « joint du collecteur d’admission », essayez simplement de rechercher « Gasket » (Joint).
Si vous ne trouvez pas ce que vous recherchez dans le champ de recherche, vous pouvez cliquer sur le chevron « Browse All Service Codes » (Parcourir tous les codes de service) pour afficher la structure de tous les codes du système. Cliquez sur l’un d’eux pour voir les détails.
Après avoir trouvé le code de service que vous souhaitez ajouter, vous pouvez sélectionner « Labor » (Main d’œuvre), « Part » (Pièce), « Both » (Les deux) ou « Fee » (Frais) (pour les codes de service applicables) en fonction de la manière dont vous facturez le travail en question.
Chaque code de service sélectionné apparaîtra dans le panneau « Selected Items » (Articles sélectionnés).
The ‘Add New Repair Order Items’ screen is where you add detail for the line items. A ‘Cause’ drop-down box and ‘Notes’ text box are provided to show observations and offer an explanation to the FMC for the work being carried out. Be sure to provide as much detail as possible to the FMC.
You can remove lines by pressing the trash icon to the right-hand side of the line item or you can delete both the part and labor lines by clicking the trash icon to the right-hand side of the service code name.
Once you have completed this page – press ‘Confirm’ to add the item(s) to the repair order.
Ajout d’articles – Forfait de réparation
Vous pouvez désormais créer des forfaits de réparation personnalisés dans Auto Integrate. Consultez notre guide pour savoir comment les créer.
Pour ajouter un forfait de réparation à une demande de réparation, cliquez simplement sur le menu déroulant « Repair Package » (Forfait de réparation) et sélectionnez le forfait de réparation que vous souhaitez ajouter à la demande de réparation.
Une fois que vous aurez sélectionné le forfait, ce dernier sera ajouté au panneau « Selected Items » (Articles sélectionnés). À partir de là, vous pouvez ajouter ou supprimer des types de postes en décochant les cases de main-d’œuvre, de pièce ou de frais.
Si vous souhaitez ajouter d’autres codes de service à partir de cet écran, veuillez cliquer sur « Next » (Suivant) pour continuer votre demande de réparation.
Ajout d’articles – Réparation rapide
Pour accélérer le processus de recherche et d’ajout de certains articles, la liste « Quick Repair » (Réparation rapide) contient 21 des articles les plus courants à ajouter.
Si vous sélectionnez l’un de ces « Quick Repair Items » (Articles de réparation rapide), il sera ajouté au panneau « Selected Items » (Articles sélectionnés). Vous pouvez ensuite cliquer sur « Next » (Suivant) pour continuer et ajouter cet article ou ajouter d’autres articles nécessaires comme d’habitude.
Ajout d’articles – Pneus
À l’aide du bouton « Add Tires » (Ajouter des pneus), vous pouvez ajouter les pneus que vous remplacez avec tous les services liés aux pneus et saisir la profondeur des pneus existants sur le véhicule.
Pour saisir les mesures de position d’un pneu, saisissez les mesures internes, intermédiaires et externes, puis cochez la case « Replace Tire » (Remplacer le pneu) si le pneu sélectionné est remplacé :
Pour changer le type de véhicule pour lequel vous saisissez des mesures, sélectionnez le diagramme de type de véhicule correspondant.
Lorsque vous serez satisfait des mesures saisies, cliquez sur « Next » (Suivant)
Une fois que vous aurez sélectionné les positions des pneus et saisi les mesures, vous pourrez rechercher le ou les pneus que vous souhaitez ajouter. Une fois que vous aurez trouvé le pneu que vous souhaitez ajouter, cliquez sur « Select » (Sélectionner) sur le côté gauche de la ligne de pneus.
Lorsque vous aurez sélectionné votre pneu, vous serez redirigé vers l’article de ligne de votre ligne de pneu et tout article supplémentaire de pneu que vous aurez sélectionné. Saisissez le détail des postes sur cet écran.
Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Confirm » (Confirmer) pour ajouter les articles à la demande de réparation.
Vous pouvez revenir à l’écran des mesures à tout moment pour changer les pneus, les rotors de frein, les plaquettes/mâchoires de frein, les tambours de frein ou les mesures de batterie en cliquant sur le bouton des mesures en haut à droite de la demande de réparation.
Ajout d’articles – Catalogue national
Si vous facturez via un compte National, le bouton du catalogue peut être disponible.
Commencez par cliquer sur le bouton « Catalog » (Catalogue) et saisissez le ou les codes applicables.
Sélectionnez le ou les articles qui SONT applicables et cliquez sur « Add Items » (Ajouter des articles).
Soumettre pour autorisation
Lorsque vous serez satisfait de la RO, faites défiler la page vers le bas et cliquez sur « Submit for Authorization » (Soumettre pour autorisation) pour envoyer la RO au gestionnaire de flotte pour approbation.
Enfin, saisissez la date et l’heure estimées d’achèvement ainsi que les taxes pour la RO avant de cliquer sur « Submit for Authorization » (Soumettre pour autorisation).
